In de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer speelt het offreren en het aanvragen van offertes een belangrijke rol. Voor het opstellen van offertes zijn veel handleidingen beschikbaar. Voor het opstellen van offerte-aanvragen veel minder. Second Opinion stelde op verzoek van een aantal adviesbureaus een leidraad voor het aanvragen van offertes samen. Deze leidraad bevat onderstaande checklist. De checklist geeft een overzicht van relevante vragen voor het aanvragen van offertes bij adviesbureaus.

Checklist voor het opstellen van een offerte-aanvraag

stap 0
De start
In de organisatie wordt een probleem (h)erkend of ontstaat het idee voor een nieuwe ontwikkeling.
Stap 1
Een initiatief nemen Het probleem of idee leidt tot het initiatief om een offerte-aanvraag op te stellen.
Stap 2
Zorgen voor betrokkenheid van de organisatie
- a betrek personen binnen de organisatie bij het initiatief, met name:
  - - de eindverantwoordelijke (is een offerte-aanvraag gewenst?)
  - - de financieel beheerder (is er geld voor?) en
  - - de relevante werkniveaus en disciplines die inhoudelijk betrokken zijn of moeten
  worden (wat is de vraagstelling voor de uitbesteding?)
- b wijs een eindverantwoordelijke aan voor de procedure van het aanvragen van een offerte. Stel zijn/haar rol en bevoegdheden vast.
Stap 3
Eerste orientatie op het vervolgtraject Bepaal of een offerte gevraagd gaat worden voor:
- - een product dat duidelijk te definieren is (een eenduidige productverwachting: maakt de strakke definiering van het gewenste eindproduct mogelijk).
- - een product waarvan de uiteindelijke inhoud pas tijdens het ontstaan helder kan worden (een diffuse productverwachting: vraagt om het bepalen van de methode van werken).
Stap 4a
Uitwerking van de probleemstelling bij een eenduidige productverwachting
- a bepaal wie de probleemstelling moeten uitwerken (binnen en buiten de organisatie)
- b diep gezamenlijk de probleemstelling uit
- c verken op globaal niveau alle mogelijke oplossingsrichtingen
- d selecteer bruikbare oplossingsrichtingen
- e stel definitief het probleem vast dat het startpunt vormt voor de uitbesteding (toelichting: pas mogelijk als het probleem en een of meer bruikbare oplossingsrichtingen bekend zijn!)
Stap 4b
Uitwerking van de probleemstelling bij een diffuse productverwachting
- a bepaal wie de probleemstelling moeten uitwerken (van binnen en buiten de organisatie)
- b diep gezamenlijk de probleemstelling uit
- c bepaal de inhoudelijke methodiek waarmee naar een oplossing zal worden toegewerkt. (Bijvoorbeeld: onderzoek, interviews, proefprojecten, faseren van besluitvorming in beleid.)
- d bepaal de voorwaarden waaronder naar de oplossing zal worden toegewerkt. (Bijvoorbeeld: voorwaarden voor het te starten project ten aanzien van de beheersaspecten organisatie, informatie, kwaliteit, tijd en geld.)
Stap 5
De offerte-aanvraag opstellen
- a formuleer op basis van de voorgaande stappen het gewenste eindproduct (bij een eenduidige productverwachting) of de gewenste aanpak (bij een diffuse productverwachting).
- b grens de productverwachting expliciet af: wat maakt er geen deel van uit? Formuleer de aanvullende producteisen ten aanzien van:
- c tijdstip van oplevering van het eindproduct en eventuele tussenproducten
- d vorm van oplevering (rapport, digitale bestanden, kleurenkaarten, oplaag e.d.)
- e overige vereisten, bijvoorbeeld het gebruik van specifieke (inventarisatie-)methoden, inschakeling van bepaalde instituten of deskundigen.
Geef de potentiele opdrachtnemer duidelijkheid over:
- f het budget dat beschikbaar is voor het project
- g welke andere adviesbureaus om een offerte is gevraagd
- h de criteria waarmee de offerte zal worden beoordeeld (opleveringstermijn, kosten, ingezette deskundigheid, creativiteit e.d.)
- i de eigen inbreng van de opdrachtgever (geleverde informatie, ontheffing voor terreinbezoek, personele inzet e.d.)
- j de wijze waarop het onderzoek wordt begeleid: omvang begeleidingscommissie, aantal vergaderingen, functie van de begeleidingscommissie (verkrijgen draagvlak? forum voor onderhandelingen? wetenschappelijke bijstand?)
- k de aard van de gewenste offerte (verkennende offerte, uitgewerkt projectplan, concreet plan van aanpak e.d.)
- l de hoeveelheid tijd die bureaus krijgen voor het uitbrengen van een offerte
- m de besluitvormingsprocedure: wanneer wordt besloten over de offerte (na het uitbrengen, na aanvullende discussies?)
Stap 6
Het aanvragen van de offerte
Verkrijg binnen de organisatie helderheid over:
- a de selectie van adviesbureaus die voor een offerte worden uitgenodigd
- b het bieden van een vergoeding voor offertes indien meer dan twee (voor projecten van minder dan 25.000 euro) dan wel meer dan vijf bureaus (voor een project van meer dan 68.000 euro) om een offerte wordt gevraagd
- c het omgaan met aanvullende informatieverstrekking: worden aanvullende informatieronden gehouden, krijgt elk bureau dezelfde informatie zodat de offertes onderling vergelijkbaar zijn?
- d de wijze waarop de contacten met de opstellers van de offerte verlopen (bij nadere toelichting of noodzakelijke discussies): zijn medewerkers bereikbaar voor de bureaus?
- e het wel of niet gebruiken van ideeen uit niet-gehonoreerde offertes; eventueel tegen welke condities
- f de procedure van besluitvorming over de uitgebrachte offertes (wie besluiten wanneer).

Voor meer informatie of voor advies bij het aanvragen van offertes kunt u terecht bij adviesbureau Second Opinion, secopini@knoware.nl ter attentie van Bas van Leeuwen.